Рассмотрим вопросы, которые стоит задать себе в первую очередь:



Вопрос 1. А нам это надо?

Какие вопросы может помочь решить хорошая программа:
• уменьшить время, затрачиваемое сотрудниками на ведение учета;
• для руководства: анализ финансовых результатов деятельности компании в реальном масштабе времени, при этом хорошая система позволит получить детализацию любой значимой суммы с точностью до первичных операций; •
для сбыта: анализ привлекательности постоянных покупателей, удобная система ценоформирования, прозрачная система резервирования товаров, формирование планов продаж и отгрузок, контроль контактов менеджеров с VIP-клиентами; •
для отдела рекламы: контроль эффективности различных источников рекламы, автоматическое формирование списков рассылок для покупателей (прайсы, поздравления и т.д.); •
для снабжения: формирование плана закупок, расчет фактической себестоимости товаров; •
для логистов: формирование плана грузоперевозок, учет движения транспорта и ГСМ, формирование путевых листов; •
для склада: количественный учет товарооборота, сравнение фактического перемещения товара на складах, с отражаемым в управленческом учете (по сделкам); •
для финансового отдела: возможность детального учета движения финансов, анализ и планирование постоянных затрат; •
для планово-экономического отдела: расчет привлекательности и окупаемости различных направлений деятельности (проектов, филиалов, подразделений, групп товаров, кредитных линий и т.д.); •
для производства: расчет фактической себестоимости продукции, автоматическое формирование производственного плана и плана закупок сырья на основании плана продаж, управленческий учет фактических остатков ТМЦ в производстве, анализ загрузки основных средств, калькулирование стоимости работ;
• для бухгалтерии: оптимизация налогообложения, автоматическое формирование регламентной отчетности.

Если речь идет о замене старой системы автоматизации на более эффективную или современную систему, то стоит досконально разобраться в существующих проблемах:

•
какие задачи не решаются; •
является ли это недостатками программы, либо это недостатки организации учета на предприятии; •
какую часть существующих проблем поможет решить новая система.

Иногда в поисках ответов на эти вопросы, сталкиваешься с необходимостью доработки существующей системы учета, вместе (или вместо) замены существующего программного комплекса.

Если анализ существующей системы учета показал целесообразность замены программного комплекса, то возникает следующий вопрос:

Вопрос 2. Какую программу купить?

Если Вы уже четко сформулировали проблемы существующей системы, то стоит попробовать найти готовый программный комплекс, отвечающий Вашим потребностям. Ведь бюджет автоматизации, при внедрении типового решения значительно меньше бюджета специализированного решения (когда программу разрабатывают специально под Вас).

При выборе готового программного продукта стоит акцентировать внимание на следующих моментах:

• во время презентаций программных продуктов просите продемонстрировать, как предлагаемая программа поможет решить Ваши конкретные проблемы; •
если это ‘западная’ программа, уточните возможности параллельного ведения в программе нескольких видов учета, многовалютность, учет ‘агентских’ и другие реалии нашего рынка.

После выбора программного продукта, проверьте правильность своего решения:

• найдите компанию, с направлением деятельности и оборотами сравнимыми с Вашими, и ведущую учет в выбранной программе. Узнайте эффективность, стоимость запуска и сопровождения выбранного программного продукта;
• проверьте на рынке труда, знание каких систем автоматизации требуют другие компании при приеме сотрудников на работу, если Ваша программа никому не известна, то Вам придется обучать каждого нового сотрудника работе с ней.

Если Вы обнаружили, что готовые программные продукты не решают поставленные Вами задачи, возникает следующий вопрос:

Вопрос 3. Как заказать разработку программы под собственные нужды?

Для ответа на этот вопрос, необходимо выбрать программную платформу, на которой будет разрабатываться программа, и найти специалистов, которые будут разрабатывать программу.

При выборе платформы программирования, как и при выборе готовой программы, стоит ориентироваться на здравый смысл:

• выяснить, какие платформы наиболее популярны на предприятиях Вашего масштаба и вида деятельности; •
если популярных платформ несколько, стоит сравнить среднюю стоимость автоматизации на различных платформах и стоимость последующего сопровождения.

Хочется дополнительно подчеркнуть, что практически всегда доработка апробированной информационной системы для себя оказывается намного эффективнее и дешевле разработки некоей собственной гениальной системы ‘с нуля’. И чем меньше изменений в механизмы учета типового решения будет внесено, тем устойчивее будет работать программный комплекс. Это - западный путь автоматизации предприятия:
• берется готовый программный комплекс, под него проводится реинжиниринг учетной политики предприятия и обучение персонала; •
для бизнес-процессов, не предусмотренных программным комплексом: дорогой вариант: разрабатываются дополнительные программные модули; экономный вариант: для нестандартных участков учета налаживается вспомогательный учет в MS-Excel (с экспортом в Excel справочной информации из основной системы, и импортом в основную программу сводной информации из Excel);
• при необходимости, разрабатывается (также часто в Excel) недостающая управленческая отчетность.

В связи с непрерывным ростом стоимости услуг высококвалифицированных ИТ специалистов, ‘западный’ подход к автоматизации предприятий пользуется все большим спросом на рынке.

При выборе специалистов для автоматизации Вашего предприятия, в первую очередь необходимо решить будет ли разработка вестись силами собственной ИТ службы либо будет привлекаться внешний подрядчик. Здесь необходимо учитывать следующие факторы: •

автоматизация силами сторонних рахработчиков, оправдана только при привлечении высококвалифицированных специалистов. При выборе ИТ компании, единственной гарантией профессионализма последней могут служить успешные проекты автоматизации, выполненные ранее (но в связи с высокой текучкой специалистов в российских ИТ фирмах, успешные проекты в прошлом не являются полной гарантией успеха в будущем); •
если имеется высококвалифицированное ИТ подразделение на Вашем предприятии, подготовка собственных специалистов может оказаться более эффективным (как вариант - расширение собственной ИТ службы высококвалифицированными специалистами).

При выборе программного продукта и специалистов для его внедрения, центральным, является следующий вопрос:

Вопрос 4. Как рассчитать бюджет автоматизации?

На мой взгляд, при расчете бюджета автоматизации следует обращать внимание на следующие моменты: •

основной объем работ (и соответственно, затрат) ложится на запуск программы в промышленную эксплуатацию, а не на ее разработку (как правило это не детализированные в первичной смете затраты, а выявленные во время запуска системы ‘дыры’); •
на сложность (и стоимость) программы масштаб Вашей компании (объем первичных операций) влияет больше, чем сложность алгоритмов учета. Иными словами, программа, работающая на тестовых примерах, часто начинает давать сбои на реальных оборотах (иногда быстродействие падает ниже допустимого уровня, иногда возникают сетевые конфликты между несколькими одновременно работающими сотрудниками, и т.д.); •
при заключении договора на автоматизацию с внешним подрядчиком, следует обратить внимание, прописан ли в договоре функционал разрабатываемой программы (или Разработчик обязуется приложить все силы для того, чтобы разрабатываемый продукт понравился Заказчику); •
стоит сравнить планируемые Вами сроки работ с фактическими сроками автоматизации других предприятий (если Вы в три раза ошибетесь со сроками автоматизации, то во сколько раз Вы ошибетесь в смете автоматизации?); •
при расчете сметы не забудьте учесть риски неудачных и частично реализованных проектов.

Итак, если Вы ответили для себя на основные вопросы автоматизации: зачем, как и сколько, значит осталось лишь выяснить проблемы, которые возникнут в процессе автоматизации:

Проблемы

Проблема 1. ‘Или все хорошо, или все плохо’

На стадии внедрения программы, большинство Ваших сотрудников разделятся на два лагеря: одних все устраивает в новой программе, у других ничего не работает. Необходимо требовать от всех сотрудников конкретных замечаний к программе (до сдачи системы в рабочую эксплуатацию).

Проблема 2. ‘Проблема идеального интерфейса’

Разработка интерфейса программы, оптимально подходящему каждому сотруднику, может удвоить объемы работ. Поэтому, при расчете первичного объема работ стоит ограничиться просто функционально осмысленным интерфейсом (возможен хронометраж времени, затрачиваемый сотрудником на ввод первичной информации и на ожидание результатов запросов).

Проблема 3. ‘Проблема ввода в эксплуатацию’

На начальной стадии работы новой программы от сотрудников компании требуется усвоить большой объем новой информации, протестировать работу системы в рабочем режиме, занести в систему первичные данные (справочную информацию и начальные остатки). Это, на время внедрения, удваивает привычный объем работ, часто эта дополнительная работа материально никак не стимулируется, и поэтому среднестатистическим работником воспринимается с определенной долей отвращения.

Поэтому на стадии ввода в промышленную эксплуатацию необходимо закрепить за каждым участком ответственных руководителей, имеющих право и желание применять поощряющие или репрессивные санкции по результатам запуска системы.

Проблема 4. ‘Лучшее враг хорошему’

Практика показывает, что чем больше новых участков запущено, тем больше предложений по совершенствованию системы возникает со стороны сотрудников. Необходимо заранее выработать политику по этому вопросу. Изменения программы в рамках 20% на стадии разработки можно считать естественными, они, как правило, закладываются разработчиком в расчет трудозатрат. Изменения в программе более 20% приведут к увеличению стоимости проекта и нарушению сроков автоматизации. Значительные изменения концепции программы на стадии внедрения могут привести к отрицательным результатам.

Закончить статью хочется пословицей: ‘Лучше жалеть о сделанном, чем о не сделанном’.